Als ondernemer ben je soms zo druk bezig met de dagelijkse gang van zaken dat je door de bomen het bos niet meer ziet en het overzicht over je bedrijf wat kwijt begint te raken. Dit kan gebeuren na bijvoorbeeld een lange vakantie, tijdens een drukke periode, of gewoon omdat de complexiteit van je bedrijf en je interne processen toeneemt. Je bent niet de enige die hier mee te maken heeft; veel ondernemers ervaren dit. Maar wat doe je als je het overzicht even kwijt bent? Hier zijn drie handige tools die je bij de hand kunt houden om weer grip te krijgen op je bedrijf.
1. Het hartslagdocument: de pols van je bedrijf
De eerste stap naar het terugvinden van overzicht is het raadplegen van wat ik noem het "hartslagdocument" van je bedrijf. Dit is een verzameling van de tien belangrijkste data punten die je inzicht geven in de dagelijkse gang van zaken. In plaats van financiële cijfers kijk ik hier liever naar andere belangrijke indicatoren, zoals het aantal bezoekers op je website, het percentage terugkerende klanten, en de tevredenheid van je medewerkers.
Deze cijfers geven je een 360 graden overzicht van hoe je bedrijf ervoor staat. Het bijhouden van deze gegevens helpt je om trends te herkennen en te reageren voordat kleine problemen groot worden. Als je bijvoorbeeld een daling ziet in de tevredenheid van je medewerkers of een afname in de conversie van bezoekers naar klanten, weet je dat er actie nodig is. Zonder deze cijfers weet je niet hoe het "hart" van je bedrijf klopt. Het is daarom raadzaam om een lijstje met de tien belangrijkste cijfers binnen je bedrijf bij de hand te hebben, waaraan je op elk moment kunt aflezen hoe je ervoor staat.
2. De terugkerende takenlijst: structuur creëren
Naast de dagelijkse gang van zaken zijn er ook terugkerende taken die elke dag, week, maand, of kwartaal uitgevoerd moeten worden om je bedrijf soepel te laten draaien. Heb je een overzicht van deze taken? Zo niet, dan is het tijd om hier wat overzicht in te creëren. Een terugkerende takenlijst geeft je namelijk een goed inzicht in alle processen die essentieel zijn om je bedrijf stabiel te houden en te laten draaien. Denk bijvoorbeeld aan het wekelijks sturen van een nieuwsbrief, het uitvoeren van financiële overboekingen, of het oplossen van alle support-tickets aan het eind van de week. Het is belangrijk om hierbij niet alleen de taak te benoemen, maar ook de verantwoordelijke persoon en de tijd die eraan besteed wordt. Zo krijg je een realistisch beeld van hoeveel tijd er wordt besteed aan het runnen van je bedrijf, en of deze taken in verhouding staan tot de beschikbare middelen.
3. De projectenlijst: de juiste prioriteiten stellen
Naast terugkerende taken zijn er ook eenmalige projecten en verbeteringen die je bedrijf verder helpen. Dit zijn initiatieven die niet standaard of terugkerend zijn, maar wel bijdragen aan de groei of verbetering van je bedrijf. Denk aan initiatieven als het onderzoeken van nieuwe social media platforms, zoals Instagram, om te kijken of deze effectief kunnen zijn voor je marketingstrategie. Mocht je initiatief succesvol zijn, dan stroomt deze uiteindelijk door naar je terugkerende takenlijst, met bijvoorbeeld een dagelijkse Instagram post.
Het bijhouden van een projectenlijst helpt je om overzicht te houden op je initiatieven. Net als bij de terugkerende taken is het belangrijk om te noteren wie verantwoordelijk is en hoeveel tijd het project ongeveer kost. Door deze lijst naast je hartslagdocument en terugkerende takenlijst te leggen, kun je beoordelen of je de juiste dingen doet en of je projecten bijdragen aan de belangrijkste doelen van je bedrijf.
Grip op je bedrijf
Het terugvinden van overzicht in je bedrijf is cruciaal om succesvol te blijven ondernemen en je hoofd boven water te houden. Door het gebruik van lijstjes die direct refereren aan je processen en de cijfers die daaruit voortkomen, heb je altijd een overzicht van de belangrijkste processen en doelen. Deze tools helpen je niet alleen om te zien hoe je bedrijf ervoor staat, maar geven je ook de rust en ruimte om te focussen op wat echt belangrijk is. Zo blijf je als ondernemer altijd in controle, zelfs na een lange vakantie of een stressvolle periode.