Wanneer je een bedrijf start, loopt alles vaak nog redelijk georganiseerd. Maar zodra je bedrijf begint uit te breiden, komt er een moment waarop je moet investeren in software om je werkprocessen te stroomlijnen. Tegenwoordig ontkom je er niet aan om tools te gebruiken die je helpen met zaken zoals communicatie, projectmanagement, en klantrelatiebeheer. De eerste keuzes lijken vaak eenvoudig: Microsoft of Google voor e-mail? Google Docs of Microsoft Office voor documenten? Maar hoe meer je bedrijf groeit, hoe ingewikkelder het wordt.
Het groeiende moeras van tools
In het begin ben je vaak nog flexibel. Je probeert verschillende tools, zoals een CRM-pakket (Customer Relationship Management), waarin je een trial kunt starten om te kijken of het past bij je behoeften. Als je tevreden bent, besluit je het te gebruiken en in te zetten in je dagelijkse werkzaamheden. Maar op een bepaald moment krijg je medewerkers met verschillende voorkeuren. Terwijl jij misschien gewend bent aan werken op Windows, prefereert een nieuwe collega misschien een Mac. Deze verschillen kunnen zich ook vertalen naar de tools die zij gebruiken.
Naarmate je bedrijf groeit, nemen de complexiteit en het aantal tools toe. Medewerkers komen binnen met hun eigen voorkeuren en ervaringen, waardoor je wellicht te maken krijgt met software zoals Slack, terwijl anderen liever Microsoft Teams gebruiken. Het is niet ongewoon dat bedrijven op een gegeven moment in een ‘moeras van tools’ terechtkomen, waarin je niet meer precies weet welke tools je hebt en waarvoor ze dienen.
Het gevaar van te veel tools
Een veelvoorkomend probleem bij bedrijven is een continu groeiende collectie aan tools, waardoor je op een bepaald moment de bomen door het bos niet meer ziet. Veel tools worden onderweg vergeten, terwijl er vaak wel nog een abonnement voor doorloopt waar je elke maand voor blijft betalen. Daarnaast is het vaak zo dat als je bedrijf aan het groeien is, je software tools met je mee moeten groeien. Veel bedrijven schaffen software aan waar ze jaren mee werken, zonder tussendoor aanpassingen te maken in het abonnement of de instelling om ervoor te zorgen dat de software bruikbaar blijft op de lange termijn. Of het gaat zelfs zo ver dat bedrijven hun eigen processen aanpassen om met de tool te kunnen blijven werken.
Een ander veelvoorkomend probleem van een overvloed aan software tools is dat bedrijven een tool aanschaffen en dit zien als de ultieme oplossing voor hun probleem. Terwijl een tool slechts een hulpmiddel is. Het moet een proces ondersteunen of vergemakkelijken, maar als de tool niet correct wordt ingezet, blijft het probleem bestaan. Dit zie je bijvoorbeeld bij CRM-systemen: als niemand het op de juiste manier gebruikt, blijft de efficiëntie laag, ongeacht hoe goed de tool op papier werkt.
Cybersecurity
Zo’n moeras van tools is niet alleen een bron voor miscommunicatie, maar kan ook gevaren opleveren wat betreft de cybersecurity binnen je bedrijf. Hoe meer tools je gebruikt, hoe groter de kans dat je kwetsbaar wordt voor cyberaanvallen. Veel tools vereisen namelijk aparte inloggegevens en dat betekent vaak dat wachtwoorden worden hergebruikt, vergeten of op een onveilige manier worden opgeslagen. Bovendien zijn veel tools aan elkaar gekoppeld, wat betekent dat als één tool gehackt wordt, dit ook de veiligheid van andere systemen in gevaar kan brengen. Het is daarom essentieel om niet alleen te focussen op welke tools je gebruikt, maar ook op hoe je ze veilig kunt inzetten. Denk aan het gebruik van wachtwoordmanagers, tweestapsverificatie en het regelmatig controleren van de toegang tot alle gekoppelde accounts. Zo voorkom je dat digitalisering niet alleen leidt tot chaos, maar ook tot onnodige risico’s voor de beveiliging van je bedrijf.
Hoe houd je je tools onder controle?
Het is belangrijk om met regelmaat je software landschap te evalueren. Welke tools worden echt gebruikt? En nog belangrijker, passen ze nog steeds bij de werkzaamheden? Wat je vaak ziet, is dat bedrijven hun tools proberen aan te passen aan hun werkprocessen, wat ervoor zorgt dat het programma niet werkt zoals het zou moeten. Door tools verkeerd in te zetten, ontstaan er vaak inefficiënties, frustraties en weerstand, wat uiteindelijk leidt tot een wildgroei aan tools.
Hoe kies je de juiste tools? Voordat je een nieuwe tool aanschaft, is het belangrijk om na te denken over hoe deze in je huidige processen past en of iedereen in het team erachter staat. Zorg ervoor dat je niet te snel concessies doet, want als niemand de tool uiteindelijk gebruikt, is de investering verloren tijd en geld. Een goed gekozen tool is een tool die je processen stroomlijnt en correct gebruikt wordt binnen het hele team.