Hoe neem je het juiste personeel aan?
Wanneer je iemand uitnodigt voor een sollicitatiegesprek, moet er vanuit beide partijen objectief gekeken worden of het een realistische match is. Dus niet alleen of iemand aansluit bij de functie zelf, maar ook of het team een match is en of de persoon tevreden is met wat jij hen als bedrijf kunt bieden. Dit is iets wat ik bij sollicitaties, en vooral bij start-ups en scale-ups, centraal zet. Het begint namelijk al bij het opstellen van de vacature, het bekend maken van de functie en het gehele proces van het werven van nieuwe bedrijfskandidaten. Hier moet je als bedrijf zo eerlijk, transparant en duidelijk mogelijk in zijn. Want alleen op deze manier trek je de juiste mensen aan die goed passen binnen de bedrijfscultuur en de positie die je ze kunt bieden. Kwaliteit gaat boven kwantiteit!
De uitgenodigde kandidaten moeten een bepaald traject afleggen. Dit is een belangrijke stap die veel openheid en objectiviteit vereist. Allereerst begin je met je bedrijfscultuur check. Bij het eerste gesprek ga je kijken of de verwachtingen van beide kanten een match zijn. Hier mag de kandidaat zichzelf presenteren en wordt de kandidaat uitgedaagd om voorbeelden van zijn/haar ervaringen te benoemen en te verantwoorden. Vaak kun je aan de hand van deze ervaringen dieper ingaan op waar de match ligt, waarom de kandidaat bepaalde dingen denkt en verwacht, en wat zijn/haar beeld is voor jullie toekomstige samenwerking. Waarom denkt de kandidaat bijvoorbeeld dat hij/zij in het team past en waar zouden er eventueel problemen kunnen ontstaan? Vaak kunnen kandidaten zelf dan al aanvoelen of er een match is en of de verwachtingen wederzijds kloppen. De ervaring leert dat mensen vaak eerlijk reageren als je zelf ook open en transparant bent in je communicatie.
In deze eerste ronde van het traject ga je met drie mensen aan de slag. Twee mensen binnen je bedrijf gaan te werk met een functiegerichte vragenlijst die tijdens het gesprek ter sprake komt ze hebben dus een klein vooroordeel over de kandidaat. De derde persoon (buiten het gesprek) beoordeelt objectief de ingevulde vragenlijst. De vragenlijsten van de verschillende kandidaten worden dan uiteindelijk naast elkaar gelegd en hieruit worden een aantal geschikte personen gekozen die door mogen naar de volgende ronde.
In de tweede ronde ga je inhoudelijk in op de functie. Hier bespreek je concreet de verwachtingen van de werkzaamheden die verricht moeten worden en ga je kijken of de kandidaat ook echt inhoudelijk bij de functie past. Vaak gebruik ik hiervoor een casus. We gaan dan een paar uurtjes ‘aan het werk’ met de kandidaat om te kijken of er echt een match is. Dit kan een business case zijn, een algemene meeloop dag, een rollenspel of nog beter: een opdracht die misschien tot wel 50% van zijn/haar functie bedraagt. In deze fase vind ik het erg belangrijk dat het team waarmee de sollicitant samen gaat werken aanwezig is. Dit zorgt voor een duidelijk beeld van de functie en de werkzaamheden. Bovendien kun je gelijk met het team erbij evalueren of het ècht een goede match is.
Vaak heb je na deze ronde nog één of twee potentiële kandidaten over. Deze overblijvers zijn in beide ronden objectief beoordeeld.
In de derde en laatste ronde ga je kijken naar de arbeidsvoorwaarden. Het positieve is dat je dit eigenlijk al in de vacature en de eerste ronde besproken hebt, dus is het niet meer daadwerkelijk een volledige onderhandeling die nog plaats moet vinden. Het is meer een ‘hoe kom je tot elkaar’ gesprek, waarbij je eigenlijk alles al duidelijk hebt. Het gunstige hieraan is dat je niemand ondergewaardeerd hebt, niemand teleurgesteld is en je elkaars tijd niet hebt verspild. Mijn ervaring is dan ook: hoe transparanter en eerlijker je bent, des te beter de ‘hires’ je overhoudt.
Bij start-ups en/of scale-ups is het traject van personeel aannemen heel belangrijk. Vaak zijn het één van de eerste ‘hires’ binnen het bedrijf en als het dan uiteindelijk toch niet klikt, kan dit veel schade opleveren. Dit is ook één van de redenen dat start-ups het vaak niet redden. Binnen grotere bedrijven is het een minder grote teleurstelling. De schade is dan 1 op de 1000 in plaats van 1 op de 4. Natuurlijk is dat ook vervelend maar de impact is veel kleiner. Het probleem wat regelmatig naar voren komt, is dat bij start-ups en/of scale-ups de nood heel hoog is en er te weinig tijd wordt besteed aan het sollicitatieproces. Meestal denken ze ‘beter iemand, dan niemand’, maar dit kan potentieel veel problemen opleveren. Ik adviseer dan ook altijd om toch beter één of twee maanden verder te zoeken naar de perfecte kandidaat of om tijdelijk te werken met een freelancer dan wel een interimmer. De kosten van een verkeerde werknemer kunnen erg hoog oplopen en alle tijd en energie die je erin hebt gestopt, gaan volledig verloren. ‘Better safe, than sorry’ dus!