Als ondernemer heb ik gemerkt dat slechte vergaderingen een grote bron van frustratie kunnen zijn, vooral wanneer ze wekelijks terugkomen en niet goed gestructureerd zijn. Een ongeorganiseerde vergadering leidde vaak tot tijdverspilling en weinig productieve uitkomsten. Daarom ben ik op zoek gegaan naar een effectief format voor onze wekelijkse vergaderingen. Uiteindelijk heb ik een structuur ontwikkeld die voor ons team heel goed werkt. Deze gebruik ik nu wekelijks om onze vergaderingen efficiënt en doelgericht te houden.
Omdat onze wekelijkse vergadering een transactionele meeting is, is het van belang dat er tijdens de hele meeting op wordt gelet dat we niet te ver en te lang van de belangrijkste topics afwijken. Waar het bij een brainstorm-meeting essentieel is dat er ruimte is voor inspiratie en discussie, moet er bij een praktische vergadering zoals onze wekelijkse meetings een terugkerende structuur in zitten. Vragen of opmerkingen die onderweg ter sprake komen, schrijven we dan ook op een whiteboard om later op terug te komen. Zo wordt de vergadering niet onderbroken, en zorgen we er samen voor dat alle belangrijkste topics voldoende aandacht krijgen om met een concrete actiepunten lijst door te kunnen werken.
De essentie van een sterke PowerPoint presentatie
Intro: De leidraad van elke vergadering bestaat uit een georganiseerde PowerPoint-presentatie, welke we slide-for-slide doornemen om ervoor te zorgen dat we on-topic blijven. Ik start elke vergadering met een slide die fungeert als de agenda voor de vergadering. Zo weet iedereen waar we over praten en wat de volgorde van de onderwerpen is. Dit helpt ons gefocust en gestructureerd te blijven gedurende de hele vergadering.
Slide 1: De Check-in
We beginnen altijd met een check-in slide met de vraag: "Ben je aanwezig bij de meeting?" Het idee van deze slide is om te checken wie er aanwezig is. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat iemand er niet bij is omdat hij of zij nog in de file staat, of door een stressmomentje zoals het afmaken van een mail. Op dat moment heeft men de ruimte om af te ronden waar hij of zij mee bezig was, om zich vervolgens volledig te focussen op de vergadering. Ik heb gemerkt dat men het prettig vindt dat iedereen wordt getriggerd om zowel fysiek als mentaal onderdeel uit te maken van de meeting.
Slide 2: Een positieve start
Wat is het meest positieve dat je vorige week hebt meegemaakt en wilt delen? Door met deze vraag te beginnen, zetten we direct een positieve toon voor de vergadering. Dit geeft iedereen de kans om iets positiefs bij te dragen, zoals een compliment aan een collega of een positieve observatie over een andere afdeling. Het zorgt ervoor dat iedereen in een goede stemming komt, wat de rest van de vergadering een stuk prettiger maakt. Als je daarentegen met negativiteit begint, heeft niemand zin in de meeting.
Slide 3: De belangrijkste cijfers
Ik deel altijd de belangrijkste cijfers op het scherm, maar houd het eenvoudig en overzichtelijk. Idealiter beperken we het tot drie kerncijfers. Denk bijvoorbeeld aan metingen zoals het aantal bestellingen van de afgelopen week, de drukte bij de klantenservice, of de omzet. Dit geeft direct inzicht in hoe we ervoor staan. Hier kijken we naar de cijfers die het meest relevant zijn om te bepalen of het goed gaat met ons bedrijf. Financiële cijfers laten we meestal weg, omdat er vaak belangrijkere indicatoren zijn.
Slide 4: Terugblik op de actiepunten
Gezamenlijk blikken we terug op de actiepunten van vorige week. Niet slechts om te zien of iedereen zijn of haar werk heeft gedaan, maar vooral om te bekijken wat we kunnen doen om een niet behaalde actie toch af te ronden. Soms kan het bijvoorbeeld zo zijn dat er een paar extra handen nodig zijn.
Slide 5: Project updates
Na het kort bekijken van de actiepunten, zoomen we uit naar de projecten waar iedereen mee bezig is. Iedereen krijgt hier de ruimte om een eigen slide te presenteren met hun items van de week. Welke projecten ben je aan het uitvoeren en hoe verlopen deze? Dit kan bijvoorbeeld met een tabel waarin nummers, voortgang en deadlines staan. Het doel is om iedereen op de hoogte te brengen van de status van jouw afdeling. De informatie moet compact zijn en aansluiten bij de onderwerpen die je elk kwartaal of elke maand behandelt. We zorgen ervoor dat deze slides van tevoren zijn ingevuld, zodat we tijdens de vergadering efficiënt kunnen werken. Zodra de slide wordt getoond, zien we meteen waar iedereen mee bezig is. Soms leiden deze updates tot vragen of discussies, die we op dat moment op het vragenbord noteren om later verder te bespreken.
Slide 6: Vragenlijst en discussiepunten
Alle punten die op het vragenbord staan en waar nog over gesproken moet worden, kunnen voorafgaand aan of tijdens de vergadering worden ingediend. Wanneer de discussie slide op het bord verschijnt, vraag ik of het voor iedereen duidelijk is wat er met een vraag wordt bedoeld. Als het niet helder is, zorgen we voor verduidelijking zodat een zinvolle discussie kan plaatsvinden. Vaak blijkt dat sommige vragen beter buiten de vergadering gesteld kunnen worden, bijvoorbeeld omdat ze slechts twee mensen aangaan. Hierdoor wordt de lijst met discussiepunten kleiner.
Er blijven echter altijd punten over. Op dat moment gaan we stemmen, omdat de vergadering maar een uur duurt en we moeten bepalen welke onderwerpen besproken moeten worden. Iedereen krijgt drie stemmen die ze kunnen uitdelen over de openstaande vragen. Zo zien we welke onderwerpen het belangrijkst zijn. Bij gelijke stemmen beslist de voorzitter welk onderwerp wordt besproken. Ik moedig mensen aan om slechts vijf tot tien minuten per onderwerp te besteden. De punten die niet worden besproken, pakken we de volgende week op. Vaak beseffen mensen tijdens of na de vergadering dat deze onderwerpen ook eenvoudig buiten de vergadering opgelost kunnen worden.
Slide 7: Feedbackronde
Aan het einde van elke vergadering vraag ik iedereen om een cijfer te geven en suggesties te doen voor verbetering. Dit helpt ons om wekelijks feedback te verzamelen en samen de vergadering te verbeteren. Na drie of vier keer deze feedbackronde doorlopen te hebben, wordt het voor iedereen steeds duidelijker hoe hun ideale vergadering eruitziet.
Slide 8: Actiepunten voor de komende week
Tot slot noteren we de concrete actiepunten die uit de vergadering voortkomen. Iedereen weet precies wat er van hen verwacht wordt in de komende week, wie verantwoordelijk is voor welke taken, en wat de deadlines zijn.
Door deze structuur te volgen, zorgen we voor productieve en efficiënte wekelijkse werkvergaderingen. Het helpt ons om tijd te besparen, de focus te behouden en belangrijke beslissingen te nemen zonder in details te verzanden. Zo zorgen we er gezamenlijk voor dat de vergadering niet alleen behapbaar blijft, maar ook de aandacht en motivatie van iedereen scherp houdt.